第二编 一般行政性公文

写作要领

行政公文是国家行政机关制发的公务文书的简称，是行政机关在治理社会、管理国家的公务实践中使用的、具有法定权威和规范格式的文书，是行政机关依法行政和进行公务活动的工具。比如用于对重大行动和重要事项作出工作安排等的决定，对上级机关进行工作汇报的请示、报告，在工作中带指示性质的公告、议案、通告、公报、会议纪要，都属于行政性公文。

一、特点

行政公文是特殊的规范化公文，具有其特定的权威性、法定的制作权限和确定的读者、特定的行文格式。它主要具有以下三个特点：

1．公文的制发者是法定作者

依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织是行政公文的法定制发者。一些特殊情况下，行政机关领导人也可以个人名义制发公文，但其所行使的仍然是单位职权，不属于处理私人事务的性质。《中华人民共和国刑法》第280条明确规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金。”这表明行政公文的作者有严格的法定性，对于伪造公文的人是要依法治罪的。

2．公文的制发具有严格的程序性

我国行政公文一律按照2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（简称《条例》）和《党政机关公文格式》）（简称《格式》）来写作和办理，在撰写和制发过程中要受《条例》和《格式》规定的处理程序的严格制约。公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节之间的先后次序是固定的，不能随意颠倒或错乱。

3．公文具有权威性和约束性

行政公文是行政机关或组织在行使职能的活动中形成的，是职能活动的直接产物，直接代表制发机关的形象，传达制发机关的决策意图，体现制发机关的权力意志，所以具有极强的权威性和约束性。但需要注意的是，行政公文的权威性和约束性是受时空条件限制的，其法定效力也是具有时效性的，任何行政公文都不是永远有效的。

二、结构

行政公文的结构要求结构完整，层次分明。

首先，写作行政公文要做到结构完整。行文中结构上注意开头结尾的呼应契合，正文内容的过渡照应合理；内容上有详有略，主次分明。开头要迅速切入主题，点名制发公文的原因或者目的；公文的过渡不需要多么圆滑美观，做到过渡明确，能让收文机关明白即可；结尾要能收束全文。在公文内容上，要有记叙、有说明、有议论，使用多种方式来突出中心思想、陈述依据和阐述要求，使其观点明确，有理有据，内容充实。

其次，写作行政公文要做到层次分明。一方面要合理地安排段落，段落之间的内容不能相互包含，纠缠不清；在段内最好不要使用“三段论”结构和“一句一段”的结构，这样容易使公文没有整体感，显得支离破碎。另一方面正文段落之间的逻辑规律要合理，段落之间有明显的先后顺序或者轻重侧重等逻辑关系；段落的安排还要与公文开头遥相呼应，增加其逻辑严谨感。

结构作为公文的骨架，包括的内容要全面，在安排内容上又要有轻有重，有繁有简，使收文机关在看到公文后就能很快地理解工作中应该侧重哪些方面的工作；哪些工作需要尽快完成，哪些工作可以推迟实施；什么工作该怎样着手进行布置等。

三、撰写要求

行政公文作为特殊的文种，有国家规定的写作标准，因此，在其写作过程中最重要的是做到公文合法、规范、简约和一文一事。

第一，合法指公文在制发过程中无论是写作格式、发布机关、收文机关，还是公文包含的内容都必须与我国现行法律法规、规章制度和方针政策相符合。

第二，规范指行文过程中，公文的每一部分都必须符合《条例》和《格式》的规定，无论是页眉页脚、发文字号，还是正文结构都必须按照《条例》和《格式》的规定书写，不能自由发挥，搞创新。

第三，简约主要是指内容的写作方面。文体风格要简明扼要，做到文辞简洁洗练，辞少意多，使公文精练有力。简约不是简单，而是文辞在经过去粗取精、恰当取舍后形成的精约简省，达到文短意丰的效果。

第四，一文一事，指公文中涉及具体事项或者问题时，应当一篇公文只针对一个事项或者问题展开叙述，不能在一篇公文中同时阐述几个事项或者问题。

四、写作经验

行政公文写作的要求很高，尤其是要求公文撰写者具备实践工作的基础，理解工作中的微妙关节，而且要求公文撰写者具有良好的语言文字功底。行政公文的语言风格总体要求包括庄重、平实、概括三方面，因此，公文撰写者要在平时多写、多练习才能把握此类公文的风格。

公文语言功夫的核心是选词，在选词过程中要做到：第一，根据公文所反映的客观实际需要选词；第二，所选用的词语符合明晰、确切、简练的标准；第三，根据具体的语言环境，在为避免上下文重复而选择使用同意异形词的时候，注意考虑行文对象的知识文化水平和理解认知能力，不要使用过于生僻、晦涩的词语；第四，多用书面语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，做到用语规范。

制发行政公文要做到确有必要，注重实际效用。公文的行文对象根据隶属关系和职权范围来确定。

在行文规则方面，在同级政府机关、同级政府机关各部门、上级政府机关各部门与下一级政府机关各部门之间可以联合行文；政府机关与同级党委和军队机关之间也可以联合行文；政府机关部门与相应的党组织和军队机关也可以联合行文；政府机关部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。因此，在写作中要明确自己所作公文是否属于联合行文，如果属于联合行文，那么是属于哪种类型的联合行文，以便恰当地选用语言和《条例》规则。

行政公文的写作格式、规则，因为有《条例》明确规定，所以不用花费过多的精力去思考，只要套用格式即可。写作过程中最难的就是行文中怎样正确地使用语言、结构。这就需要撰写者多练多看，增加自己的写作经验，不断提高行政公文写作能力。