第1章 使用Excel的良好习惯

技巧1 尽量将文件保存为同一类型

表格编辑完成后，用户如果随意保存，或误操作，发现保存后的工作簿之间的格式不一样，如图1-1所示，两个文件分别为“xls”和“xlsx”格式。这样对以后的编辑造成很大的不便。

需要将所有的工作簿命名为统一格式，可以按如下方法操作。

1 打开需要保存的工作簿，单击“文件”选项卡→“另存为”菜单命令（如图1-2所示），打开“另存为”对话框。

2 选择文件保存的位置，然后单击“保存类型”下拉按钮，在下拉菜单中选择保存的格式，如保存为“Excel97-2003工作簿”，如图1-3所示。

3 设置完成后，单击“保存”按钮，即可将工作簿保存为需要的名称格式。

专家点拨

将Excel改为“Excel 97-2003工作簿”格式，可以方便用户使用，这样在只安装了2003版本Excel的电脑上也能打开工作簿。

技巧2 编辑表格时勤保存

1 单击“文件”→“选项”菜单命令，打开“Excel选项”对话框。

2 单击“保存”标签，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，然后在后面的编辑框中输入间隔的时间，如图1-4所示。

3 单击“确定”按钮，Excel就会每隔6分钟对工作簿进行一次保存。

技巧3 取消每次保存工作簿时检查兼容性

如果计算机中安装的是Excel 2010版本，在此计算机上打开Excel 2003格式的文件进行编辑，在保存时会弹出图1-5所示的“兼容性检查器”提示对话框。

如果不希望以后保存时再出现此对话框，可以取消。

1 编辑完Excel 2003格式的文件后，单击“保存”按钮，弹出“兼容性检查器”对话框。

2 取消选中对话框下方的“保存此工作簿时检查兼容性”复选框，如图1-6所示。

3 单击“继续”按钮保存工作簿，下次再进行保存时，就不会弹出“兼容性检查器”对话框。

技巧4 简化输入才能提高效率

当输入一些有规律数据时或进行一些重复操作时，可以配合使用“F4”键、自动更正功能、自动填充功能等来辅助快速操作。

1．数据填充

有些数据在输入时，不需要一个一个输入（如输入相同的数据、连续序列的数据等），可以通过数据填充的方式实现快速输入，提高效率。具体的操作方法后面章节会详细叙述。

2．批量设置数据格式

如果某些单元格区域有统一的数据格式，如货币格式、日期格式等，并在输入前设置好，可以实现快速输入。以下以输入特定格式的日期为例。

1 选择需要输入日期的单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中，单击“对话框启动器”按钮，打开“设置单元格格式”对话框。

2 在“分类”列表框中单击“自定义”，然后在“类型”列表框中选择需要的日期类型，如图1-7所示。

3 单击“确定”按钮完成设置。在输入日期时以程序可识别的最简易的方式输入日期，输入后按“Enter”键，即可自动转化为设定的日期格式，如图1-8所示。

3．将常用长的短语定义为自动更正词条

如果一个词语比较长，而且经常使用，可以设置成自动更正，只要输入前一两个字即可自动输入完整的词语。

1 单击“文件”选项卡→“选项”菜单命令（如图1-9所示），打开“Excel选项”对话框。

2 单击“校对”标签，单击右侧的“自动更正选项”按钮（如图1-10所示），打开“自动更正”对话框。

3 选择“自动更正”选项卡，在“替换”文本框中输入要替换的数据，在“为”文本框中输入要替换为的数据，如图1-11所示。单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，即可设置自动更正。

4 当在表格中输入“诺立”，按“Enter”键后，即会自动输入“诺立科技信息有限公司”，如图1-12所示。

4．用“F4”键重复操作

“F4”键在Excel中有“重复操作”的作用，可用于重复上一步操作，且在给数据进行格式设置时，有时比格式刷更有效。

1 例如在需要在其上方插入行的行标上单击鼠标右键，在右键菜单中单击“插入”命令，即可在上方插入一行，如图1-13所示。

2 如果其他位置也需要插入行，只要准确定位选中单元格，按“F4”键即可重复执行插入行的操作，如图1-14所示。

技巧5 为了便于后期数据处理应少合并单元格

在编辑表格的过程中会经常使用合并单元格功能，使表格更美观、协调。可是合并单元格功能也不是“百利而无一害”，例如当你合并单元格后，再进行数据排序，会弹出如图1-15所示的对话框，无法进行排序。

再如，数据里包含了合并单元格，创建数据透视表后并不能达到期望的结果，因为“行标签”里面出现了“（空白）”的字段，如图1-16所示。

如果不想出现上述情况，有些时候可以少用合并单元格，或者尽可能放到最后使用。

1．解决合并单元格无法排序问题

1 选中合并单元格的数据列，在“开始”选项卡“剪贴板”组中，单击“格式刷”按钮复制格式（如图1-17所示），然后在一空白列中刷取复制格式。

2 选中工作表中有合并单元格的项，在“开始”选项卡“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮（如图1-18所示），取消所有的合并单元格项。

3 将光标定位于需要进行排序的一列，在“数据”选项卡“排序和筛选”组中，单击“降序”按钮实行降序排列，如图1-19所示。

4 执行排序操作完成后，在步骤1中复制了格式的列标上单击选中，然后双击“格式刷”按钮，再在A列中单击鼠标，恢复原来的合并状态，效果如图1-20所示。

2．用含有合并单元格的数据来创建数据透视表

数据里包含了合并单元格，创建数据透视表后并不能达到期望的结果，因为“行标签”里面出现了“（空白）”字段，如图1-21所示。此时需要按如下技巧操作来创建正确的数据透视表。

1 打开工作表，选中A列数据区域，在“开始”选项卡“剪贴板”组中单击“格式刷”按钮，然后在任意空白列的列标上单击，将A列的格式复制下来，如图1-22所示。

2 选中A列中合并的单元格区域，在“开始”选项卡“对齐方式”组中单击“合并后居中”按钮取消单元格的合并，如图1-23所示。

3 按“F5”键，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选框，如图1-24所示。

4 单击“确定”按钮，即可定位并选中取消合并后的单元格区域中的空值单元格，在编辑栏中输入“=A2”（如图1-25所示），然后按下“Ctrl+Enter”组合键，即可实现空白单元格填充相同项，如图1-26所示。

5 在步骤1中复制了格式的列的列标上单击选中，在“开始”选项卡“剪贴板”组中，单击“格式刷”按钮，然后在A列的列标上单击，将A列的格式恢复，如图1-27所示。

6 用处理后的数据源创新数据透视表即可得到正确统计结果，效果如图1-28所示。

专家点拨

本例中因为合并单元格的存在，导致需要通过多个步骤对合并单元格进行处理，才能创建出完善的数据透视表。数据透视表对数据规范要求比较严格，所以要求用户在数据录入的时候，必须养成良好的习惯。

技巧6 特殊数据输入时应遵循先设格式后输入的原则

在输入特殊数据，如日期格式数据、字段较长的数据、带小数的数据等，有时如果不提前设置好格式，输入后再进行格式设置会无法正常显示。在图1-29所示的表格中，由于身份证号码较长，无法正常显示，就算重新设置格式也无济于事。

如果要避免出现上述情况，一般遵循先设置好格式再输入数据的原则。

1 选中需要设置格式的单元格区域，然后在“开始”选项卡“数字”组中，单击“对话框启动器”按钮（如图1-30所示），打开“设置单元格格式”对话框。

2 单击“数字”选项卡，在“分类”栏下选择“文本”选项，如图1-31所示。

3 单击“确定”按钮，然后再在单元格中输入身份证号，即可正确显示，如图1-32所示。

技巧7 表格相互取数时尽量使用公式来引用

如果一个工作表中的一列或多列数据，与前一个工作表中的某一列或多列数据相同，可以使用公式来引用前工作表中的数据，这样不但省去了输入的步骤，而且当被引用的工作表的数据发生了改变，引用数据的工作表，也会同步进行更新。

图1-33所示为“商品列表”工作表中的信息内容，而“销售数据统计报表”（如图1-34所示）工作表中的产品基本信息需要从“商品列表”工作表中返回得到。此时使用公式来引用数据，可以实现当“商品列表”工作表中数据更新时，“销售数据统计报表”中数据也自动更新。

1 输入第一条销售记录的日期与编码。选中D3单元格，输入公式：=VLOOKUP($C3,商品列表！$A$2:$F$100, COLUMN(B1))，按Enter键，可根据C3单元格中的编码返回品牌，如图1-35所示。

2 选中D3单元格，将指针定位到该单元格区域右下角，出现黑色十字形时按住鼠标左键向右拖动至G3单元格，可一次性返回C3单元格中指定编码的产品名称、颜色、单位，如图1-36所示。

3 选中D3:G3单元格区域，将指针定位到该单元格区域右下角，当指针出现黑色十字形时按住鼠标左键向下拖动至需要位置，释放鼠标即可完成公式复制，如图1-37所示。

4 当“商品列表”中某种产品的信息发生变化时，“销售数据统计表”中的产品信息会自动发生变化，如图1-38所示。

技巧8 使用辅助行列来简化公式

图1-39所示的表格，需要统计“联想”手机的所有库存，本来使用SUMIF函数进行计算即可，但是现在由于表格中使用了合并单元格，此时则需要借助辅助列来完成数据计算。

1 首先把合并单元格的区域进行备份。选中A2:A13单元格区域，执行复制操作，将其粘贴到其他空白的单元格区域，进行备份，如图1-40所示。

2 选中A2:A13单元格区域，取消该单元格区域的合并状态，如图1-41所示，这样每个单元格区域的第一个单元格显示数据。

3 选中取消合并后的单元格区域，按F5键，打开“定位”对话框，如图1-42所示。

4 单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选框，如图1-43所示。

5 单击“确定”按钮，即可选中区域中所有空值单元格，如图1-44所示。

6 将光标定位到公式编辑栏中，输入公式“=A2”，按“Ctrl+Enter”组合键，即可在空白单元格输入相对应的名称，如图1-45所示。

7 选中E2单元格，在公式编辑栏中输入公式“=SUMIF(A:A, "联想", C:C)”，按“Enter”键，即可计算出“联想”手机的总库存，如图1-46所示。

8 选中之前备份的合并单元格部分，单击“格式刷”按钮，在A2:A13单元格区域上拖动刷取格式，即可重新恢复A2:A13单元格区域的原始格式，如图1-47所示。

技巧9 根据情况调整工作表显示比例

如果表格含较多数据，在编辑和查看文档时，可以调整工作表的显示比例。

1 状态栏上“显示比例”默认为“100%”，如图1-48所示。

2 如果要缩小文档的页面显示比例，单击状态栏上“显示比例”，左侧的“缩小”按钮，单击一次，缩小“20%”，如图1-49所示。

3 如果要放大文档的页面显示比例，单击状态栏上“显示比例”右侧的“放大”按钮，单击一次，放大“10%”，如图1-50所示。

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技巧10 编辑查看超大表格时冻结窗格

在工作表中，如果表格很长或很宽，在查看下面或右侧内容时，就看不到列标识（如图1-52所示），或行标题。通过功能区命令可以快速冻结工作表的首行或首列，方便查看表格所有内容，具体操作如下所述。

1 选择任意单元格，在“视图”选项卡“窗口”组中，单击“冻结窗格”下拉按钮，在下拉菜单中选择“冻结首行”（或“冻结首列”）命令（如图1-53所示），即可冻结首行（或首列）。

2 冻结首行（或首列）后，滚动屏幕时，首行（或首列）不会随之滚动，如图1-54所示。

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技巧11 编辑查看超大表格时拆分窗口

当表格包含众多数据时，将工作表中的窗格分拆成多个小窗格，可以方便对数据的比较查看。

1 选中表格区域中想在此拆分的单元格，然后单击“视图”选项卡“窗口”组中的“拆分”按钮，即可将窗口拆分，如图1-58所示。

2 此时在工作表当前选中单元格的上面和左边就出现了两条拆分线，整个窗口分成了四部分，如图1-59所示。

3 在拆分后的任何一个窗口中，可以通过拖动鼠标或拖曳窗口滚动条定位到整张表的任意一个位置，如图1-60所示。因此为大型表格不同位置上数据的对比提供了方便。

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技巧12 将常用工作表固定显示在“最近所用文件”列表中

在Excel的“最近使用文件”列表中保存许多最近打开的文件（默认25个），如图1-62所示，这为我们快速打开最近使用的文档提供了方便。但是这里的文件会随着新文件的打开不断被替换。如果需要经常使用某个或某几个Excel文件，可以将这些文件固定在“最近所用文件”列表中，方便调用。

1 单击“文件”→“最近使用文件”菜单命令，在右侧的列表中找到需要固定在“最近所用文件”列表中的文件，单击文件右侧的“将此项目固定到列表”按钮，如图1-63所示。

2 这时，就会变成状，表示已经将文件固定在“最近所用文件”列表中，如图1-64所示。

专家点拨

如果用户不需要将此文件固定在“最近所用文件”列表中了，单击文件右侧的“在列表中取消对此项目的固定”按钮即可。

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技巧13 把工作文档的保存位置设为工作簿默认的保存位置

如某公司的行政人员负责对销售数据进行汇总与编辑，那么其肯定希望每张工作簿都能够自动保存到计算机中指定位置的指定“销售数据”文件夹中。此时则可以设置需要的位置（如“F:/销售数据”）为保存工作簿的默认保存位置。

1 打开需要保存的工作簿，单击“文件”→“选项”菜单命令，打开“Excel选项”对话框。

2 单击“保存”标签，在“保存工作簿”栏下的“默认文件位置”文本框中输入“F:\销售数据”，如图1-66所示。

3 单击“确定”按钮，下次保存工作簿时则自动保存到指定的文件夹中。

技巧14 将每日工作必打开的工作簿设定为随Excel程序自启动

如果某段时间工作中必须打开某个工作簿，则可以将此工作簿设置为随Excel程序启动而启动，从而提高日常工作效率。

1 打开Excel工作簿程序，单击“文件”→“选项”菜单命令，打开“Excel选项”对话框。

2 切换到“高级”标签，在右侧“常规”栏下的“启动时打开此目录中的所有文件”文本框中输入“F:\销售数据”，如图1-67所示。

3 单击“确定”按钮，打开Excel程序时则自动启动文件夹中的工作簿。

技巧15 学会使用“Excel帮助”

如果用户对于Excel相关内容不熟悉，可以借助Excel帮助功能尽快了解其功能和操作方法。

1 单击“文件”→“帮助”菜单命令，在展开的右侧窗口中单击“Microsoft Office帮助”选项，如图1-68所示，或者单击Excel主界面右上方的“Microsoft Excel帮助”按钮，打开“Excel帮助”窗口。

2 在窗口中展示了各种帮助选项，如图1-69所示，单击想查看的帮助选项，如“图表”，即可看到“图表”的帮助选项，如图1-70所示。

3 如果用户想查看设置图表格式需要进行哪些操作，可单击“设置图表格式”帮助选项，即可看到具体内容，如图1-71所示。

4 如果用户需要查找的帮助内容不知道在哪个选项内，用户可以直接在窗口上方的文本框中输入查找的关键词，然后单击“搜索”按钮，即可显示帮助内容，如图1-72所示。

5 单击窗口上方的“SUMIF函数”选项，即可看到关于此函数的所有内容，如图1-73所示。

技巧16 学会恢复Excel的默认设置

对于Excel工作簿操作，有时候因为其他用户的误操作会导致原本默认的设置发生改变，例如打开工作表时发现行号、列标不显示了，如图1-74所示；再如滑动鼠标中键时，工作表会随之进行缩放。

出现这些情况一般是由于在Excel选项中的误操作造成的，因此一般需要打开“Excel选项”对话框，寻找相应的恢复选项。

1．工作表中的行号和列标恢复法

1 打开Excel工作簿程序，单击“文件”→“选项”菜单命令，打开“Excel选项”对话框。

2 单击“高级”标签，在“此工作表的显示选项”栏中重新将“显示行和列标题”复选框选中，如图1-75所示。

3 单击“确定”按钮，即可重新显示行和列标题，如图1-76所示。

2．取消鼠标中键的智能缩放功能

1 打开Excel工作簿程序，单击“文件”→“选项”菜单命令，打开“Excel选项”对话框。

2 单击“高级”标签，在“编辑选项”栏中，取消选中“用智能鼠标缩放”复选框，如图1-77所示。

3 单击“确定”按钮，滑动鼠标中键，工作表就不会再随之进行缩放了。

技巧17 功能区中长期不用的功能可以隐藏

Excel 2010主界面上有很多主选项卡，每个主选项卡下有很多的功能，工作中有些功能可能用不上，可以通过设置“自定义功能区”使之在主界面上不显示，使界面更简洁明朗、清晰。下面举例操作不显示“审阅”选项卡中的“校对”组。

1 打开工作簿，切换到“审阅”选项卡，在“校对”组单击鼠标右键，单击“自定义功能区”命令（如图1-78所示），打开“Excel选项”对话框。

2 在“主选项卡”列表框中选中“审阅”下的“校对”选项，如图1-79所示。

3 单击“删除”按钮，接着单击“确定”按钮，即可看到“审阅”选项卡中“校对”组消失了。

应用扩展

技巧18 遇到问题学会使用搜索引擎来找答案

在网络世界，利用搜索引擎可以帮助用户解决很多问题，其中包括在编辑Excel表格过程中遇到的问题，只要输入问题的关键字，即可得到很多相关链接。下面举例操作在搜索引擎中查找“如何在Excel中插入图片”问题的答案。

1 打开浏览器窗口，然后选择搜索引擎，如百度，在搜索框中输入问题关键字，然后单击“百度一下”按钮，即可看到许多关于此问题的链接，如图1-81所示。

2 关于此问题的答案链接，有的是网页，有的是视频，用户根据需要选择有用的链接，单击此链接后，即可查看到具体的答案，如图1-82所示。

专家点拨

需要提醒用户的是，网络上的信息来源比较杂乱，而且众说纷纭，有些信息是错误的，大家需要进行操作验证，而不是直接搬来就用。

技巧19 学会从网络中下载表格

如图1-83所示，需要导入这个网页中的表格到到Excel工作表中，可通过如下方式快速导入。

1 单击“数据”选项卡“获取外部数据”组中的“自网站”按钮（如图1-84所示），打开“新建Web查询”对话框。

2 在“地址”文本框中输入需要的网址，本例中输入：http://data.eastmoney.com/zjlx/，单击“转到”按钮即可打开网页。单击按钮，选中需要导入的表格，按钮变成形状表示选中了该表格，就指定了下载的目标区域，如图1-85所示。

3 单击“导入”按钮，打开“导入数据”对话框，在“数据的存放位置”栏下选中“现有工作表”单选框，并设置显示表格的起始单元格，如图1-86所示。

4 单击“确定”按钮，即可导入数据，但是默认为无格式数据，设置单元格格式后效果如图1-87所示。