2.3 活动进行时该做些什么
活动进行的时候也并不意味着活动策划者就可以高枕无忧地休息了，活动策划者的工作应当贯穿整个活动始终。不到活动最后结束，活动策划者都应关注或参与活动现场工作。
下面就将为大家讲解活动现场的工作。
2.3.1 确认活动流程表
活动流程表是在活动筹备期间就制作完成的，但是在进行活动时还需再次确认一遍，确认现场工作人员都了解活动流程，熟悉自己的工作是什么，知道相关人员的任务是什么。每一场活动都是现场直播，即使出了差错也无法重新开始，因此确认活动流程表是在活动进行前确保活动顺利进行的最后一道屏障，所以活动策划者对这一工作必须确保落实。
一些大型的现场活动，甚至会在活动开始前进行数次彩排预演来确保活动流程的顺畅无误，如图2-27所示。
图2-27 某晚会的彩排现场
2.3.2 发挥主持人的作用
主持人在活动现场扮演着十分重要的角色，如果说活动策划者是幕后的规划者，那主持人就是台前的指挥者，优秀的主持人能为活动增色添彩，合格的主持人能引导活动顺利进行，拙劣的主持人则会使活动毁于一旦。
如图2-28所示，这是主持人对活动作用的相关分析。
图2-28 主持人在活动中的作用
如图2-29所示，这是某电视台某著名主持人在一档知名节目直播中面对突发情况的一次完美救场表现。
图2-29 节目现场画面
由此可见，主持人对活动的帮助是十分大的，对活动的顺利进行起着重要作用，所以活动策划者团队在决定主持人选时一定要提高要求，注意人选职业素养。如果决定不了一个各方面技能突出的人选，也可以选择两个人主持或多个人主持，形成优势互补。
2.3.3 引导现场秩序
对于大型活动来说，参与者总是众多的，太多的人聚集在一起总是容易引发诸多问题，这些问题常常会影响活动的顺利进行，所以活动进行时活动策划者应将人员的引导分流问题考虑好、解决好。
引导参加活动人员是十分重要的工作，不管是在线上活动还是线下活动。通常来说，最常见的引导就是引导参与者排队或引导参与者配合活动，如图2-30所示。
图2-30 受众排队参加活动
此外，还有在活动现场的主要通道放置广告牌和贴挂宣传标语引导群众接受宣传等被动引导，如图2-31所示。
图2-31 放置在关键路口的引导牌和广告牌
2.3.4 确保工作人员沟通顺畅
沟通在活动中十分关键，工作人员的工作是紧密相连的，有他们之间的有效配合才能有活动这一整体。越是大型的活动工作环节越多，工作人员也就相应地会有增加，俗话说：“人多手杂”，众多的人员同时工作难免会出现疏漏，如果出现疏漏了，工作人员之间还不能相互沟通解决，那疏漏只会越来越多，越来越大，最后影响到活动的正常进行。
由此可见，确保活动工作人员间沟通的顺畅十分重要，要做到确保沟通顺畅可以从以下两点着手。
● 确认各相关工作人员之间有通畅的沟通渠道。
● 确定统筹活动工作信息管理的人员或团队。
2.3.5 防范活动现场失序
活动现场失序是十分严重的问题，它会导致活动无法继续正常进行，即使是在网络上进行的活动，也难以避免这个问题。如图2-32所示，因为失序的人们在同一时段进入活动页面，导致服务器处理不及而崩溃。
图2-32 被挤爆的活动页面
因此，在活动进行时活动策划者和其团队必须对活动失序问题严加防范。
通常活动的失序并不是由大量的人群造成的，因为活动现场都有负责引导的人员和措施，引起人群失序的往往是活动现场的不安定因素，比如人群中的情绪不稳定者捣乱或现场设施发生意外而引起人群恐慌失序。所以可以从以下两个方面进行防范。
● 全面监控活动现场，及时排除影响安定的因素。
● 定时巡逻检查设施，实时确保活动现场的安全。
2.3.6 控制活动节奏
活动策划者对于活动节奏的控制十分关键，因为活动的节奏会直接影响活动的效果。节奏太快，受众跟不上，只有放弃参与；节奏太慢，受众等不及，也会离开活动现场。合适的节奏才能增强活动效果。
想要营造合适的活动节奏需要从以下3个方面入手，如图2-33所示。
图2-33 控制活动节奏的3个方面
下面就将对控制活动节奏的前两个方面进行详细讲解。
1．控制氛围节奏
控制氛围节奏的方式在促销活动中十分常见，通常都是运用“饥饿营销”的方法在消费者中营造一种强烈购买意愿的氛围，再激发消费者抢购。
例如，在某促销会上，对于有购买意愿的消费者先采用适当压制手段，不让其购买，而是对等待购买的消费者反复宣传产品是如何如何的好，消费者买了会如何如何的赚。在让消费者被激起强烈的消费欲望并且有点不耐烦时，再开始出售产品，并告诉消费者产品是最后一批了。通过这一系列的氛围节奏控制，原本只买一件的消费者忍不住会多买几件，原本打算看看的消费者也会立即购买，如图2-34所示。
图2-34 促销活动中抢购的消费者
2．控制时间节奏
任何一种包含时间和空间两个方面的立体艺术，其表现形式都必然会经历起始、渐强、高潮、渐弱、落幕这5个阶段，这是一种经过无数事例验证的规律，活动也不例外。在起始、渐强、高潮、渐弱、落幕这5个阶段中，起始、高潮和落幕3个点最容易被观众记住。因此，活动策划者要善于控制活动的时间节奏，在活动的关键节点将表现活动目的的关键内容呈现出来。
再以促销活动为例，某次促销活动一开始便打出了“大甩卖”的噱头来吸引顾客，如图2-35所示。
图2-35 促销活动起始时的广告标语
然后在活动进行到高潮时又打出“老板疯了”的广告语再度吸引顾客抢购，如图2-36所示。
图2-36 促销活动高潮时的广告标语
最后在活动快结束时再打出“最后1天”等字样的广告语，营造紧迫感，让顾客忍不住再次抢购，最终完美收官，如图2-37所示。
图2-37 促销活动尾声时的广告标语
2.3.7 清场收尾
清场收尾包括两部分，一个是清场工作，另一个是收尾工作。
清场工作是指疏散和清退在活动现场的所有工作人员和活动参与者，主要内容如图2-38所示。
图2-38 清场工作的内容
收尾工作是指对活动费用核对结算和对活动工作进行总结。活动总结的内容之后的章节中会详细介绍，这里就不赘述了，活动费用核对结算的主要工作有以下4点。
● 确认合同依据。
● 保留存放票据。
● 费用确认签字。
● 预算复核。