2.1 数据的排序

数据排序是指将数据记录以某一种标准重新显示在表格中，以便进行查看和分析。如查看排名高低，统计产量多少时，对数据进行相应排序，即可轻松得到想要的结果。

2.1.1 按多关键字排序

多关键字排序是指将数据记录以主要关键字为标准进行排列，如果主要关键字相同时，按次要关键字为标准排列，以此类推。这种排序方法可以更加精确地排列出数据记录的顺序。下面以“销量评定”为标准进行降序排列，评定相同时，再以“合计”为标准进行降序排列为例，介绍如何进行多关键字排序。

STEP 1 启用排序功能

①选中表格中任意一个含有数据的单元格；②单击【数据】/【排序和筛选】组中的“排序”按钮。

STEP 2 设置主要排序依据

①打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“销量评定”选项；②在“次序”下拉列表框中选择“降序”选项，表示按销量评定的情况从高到低排列数据记录。

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STEP 3 设置次要排序依据

①单击“添加条件”按钮；②在“次要关键字”下拉列表框中选择“合计”选项；③在“次序”下拉列表框中选择“降序”选项，表示如果销量评定相同，则以“合计”数从高到低排列数据记录；④单击“确定”按钮。

STEP 4 查看排序结果

此时数据记录将按“优、良、差”的销量评定情况排列，当评定结果相同时，则按“合计”数从高到低排列。

2.1.2 按单元格颜色排序

如果对不同数据的单元格进行了颜色填充，则可以以这些填充颜色为标准对整个数据记录进行排列。下面以“实体店”为标准，将浅蓝色单元格对应的数据记录排列在前，深蓝色单元格对应的数据记录排列在后为例，介绍如何按单元格颜色排序。

STEP 1 启用排序功能

①选中包括表头项目和所有数据记录在内的单元格区域；②单击【数据】/【排序和筛选】组中的“排序”按钮。

答疑解惑——为什么这里要选中所有单元格区域，而不能选中任意一个单元格？

表格中的数据记录如果进行了排序操作，那么选中任意单元格再次进行排序时，有可能会出现连同表头项目一并排序的现象（如合并其他单元格导致表格结构不清晰），因此这里建议选中包含表头项目和所有数据记录的单元格区域，以便让Excel更准确地判断数据结构。

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STEP 2 设置单元格排序条件

①打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“实体店”选项；②在“排序依据”下拉列表框中选择“单元格颜色”选项；③在“次序”下拉列表框中选择浅蓝色对应的选项，并在其右侧的下拉列表框中选择“在顶端”选项，表示将以实体店下的数据为排序标准，将浅蓝色单元格对应的数据记录排列在上方，深蓝色单元格对应的数据记录则自然排列在下方；④单击“确定”按钮。

STEP 3 查看排序结果

此时表格中的数据记录将按“实体店”中指定的单元格顺序进行排列。

答疑解惑——单元格颜色排序只能选择顶端或底端，那么有多种颜色时应怎样操作？

当单元格颜色出现3种或以上的颜色时，如红、黄、蓝3种颜色。要想按照蓝、黄、红的顺序排列数据记录，则可将蓝色设置为顶端，然后添加次要关键字，设置相同的字段项目，将黄色设置为顶端。依次类推，就能设置各种颜色的排列顺序。

2.1.3 按行排序

一般情况下，Excel都是对数据记录进行排序，也就是以某列的数据为标准进行排列，这称为按列排序。实际应用中，有可能以某行为标准进行排序，这就是按行排序。按行排序一般用于需要调整字段项目位置的情况。下面以“销售人员”字段项目和“产品”字段项目的位置对调为例，介绍如何按行排序。

STEP 1 输入排序的判断内容

①在需调换位置的字段项目下方输入能区分大小的数据，如“1”和“2”；②选中输入的内容和两个字段项目及其包含的数据记录；③在“排序”按钮。

STEP 2 设置按行排序

①打开“排序”对话框，单击“选项”按钮；②打开“排序选项”对话框，在“方向”栏中选中“按行排序”单选项；③在“确定”按钮。

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STEP 3 设置排序依据

①返回“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择输入内容所在行对应的选项；②在“次序”下拉列表框中选择“降序”选项；③在“确定”按钮。

STEP 4 查看排序结果

此时所选两个字段项目便调换了位置，删除前面手动输入的数据即可得到最终效果。

2.1.4 自定义排序

自定义排序是指当升序和降序无法满足需要时，按照实际需要以某个字段项目下的内容为标准对数据记录进行排序。例如按销售人员排序，升序排序的结果为“王丹、周萍、曾小凤、周龙”的顺序，降序则排序的结果刚好相反。若通过设置自定义进行，则可按自己需要排列销售人员的顺序。

STEP 1 设置排序依据

①选中相应的单元格区域并打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“销售人员”选项；②在“次序”下拉列表框中选择“自定义序列”选项。

STEP 2 添加序列

①打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”列表框中输入指定的排列顺序，各名称用【Enter】键换行隔开；②单击“添加”按钮，将自定义的序列添加到左侧的“自定义序列”列表框中；③在“确定”按钮。

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STEP 3 确认排序依据的设置

返回“排序”对话框，此时在“次序”下拉列表框中将显示所设置的排列顺序，单击“确定”按钮。

STEP 4 查看排序结果

此时表格中的数据记录将按指定的销售人员顺序进行排列。