5.3 修订、批注设置技巧

文档编写后，除了作者本人进行相关的修改完善之外，有时还需要作者以外的人审阅文稿。在进行文档审阅时，为了能让用户看到具体修改的内容，可以用文档的修订功能将修改内容标记出来，也可以通过批注功能在文档空白处添加说明文字或是修改建议。本节学习文档在修订及批注过程中的相关设置及操作技巧。

技巧23 设置修订者的名称

当多人对同一文档进行修改时，我们需要区分出每个修订人各自的修订内容，以便对不同人的修改做出取舍判断。此时需要对不同的修订人自定义修订者名称。设置修订者名称具体操作如下：

Step 1 在“审阅”选项卡的“修订”选项组中单击“对话框启动器”按钮（图5-60），弹出“修订选项”对话框。

Step 2 单击“更改用户名”按钮（图5-61），弹出“Word选项”对话框。

Step 3 在“常规”选项卡中的“对Microsoft Office进行个性化设置”栏下，在“用户名”框中输入“吴先菊”；在“缩写”框中输入“WXJ”，单击“确定”按钮，（图5-62），即可更改修订者的名称，效果如图5-63所示。

技巧24 设置文稿修订颜色

当文档被多人修改时，为了区分每个人的修改内容，或者看清楚修改类型，如：增加内容、删除内容等，可以将标记设置为不同的颜色来区分。具体操作如下：

Step 1 单击“审阅”选项卡的“修订”选项组的“对话框启动器”按钮（图5-64），弹出“修订选项”对话框。

Step 2 单击“高级选项”按钮（图5-65），弹出“高级修订选项”对话框。

Step 3 分别单击“颜色”下拉按钮，将“插入内容”设置为“蓝色”；将“删除内容”设置为“鲜绿”，单击“确定”按钮（图5-66），完成订颜色的设置，如图5-67所示。

技巧25 对文稿进行修订

经过上面一系列的设置后，我们便可开启Word 2013的修订模式正式开始修订工作了，开启修订模式的操作如下：

在“审阅”选项卡的“修订”选项组中单击“修订”按钮（图5-68），文档进入修订状态，效果如图5-69所示。

技巧26 让修订显示于批注框中

默认情况下，文档被修改的内容是以嵌入的方式在文档中显示的。除此之外我们还可以设置其他的修订方式，即让所做的修订显示在批注框中。设置方法如下：

在“审阅”选项卡的“修订”选项组中单击“显示标记”→“批注框”→“在批注框中显示修订”命令，如图5-70所示。设置完成后，当修订操作时，修订痕迹显示在批注框中，效果如图5-71所示。

技巧27 文稿撰写者查看所有审阅

文档审阅结束后，文稿撰写者可以通过审阅窗格查看所有审阅情况。审阅窗格分为垂直窗格和水平窗格两种，默认情况下，单击“审阅窗格”按钮，显示垂直审阅窗格。当修改内容较长，较复杂的文档时，我们可以选择水平审阅窗格，此时水平显示修改内容更为方便审阅。审阅窗格开启操作如下：

Step 1 在“审阅”选项卡的“修订”选项组中单击“审阅窗格”下拉按钮，弹出下拉列表，如图5-72所示。

Step 2 在下拉列表中单击“垂直审阅窗格”命令，即可显示垂直审阅窗格，效果如图5-73所示。

Step 3 在下拉列表中单击“水平审阅窗格”，即可显示水平审阅窗格，效果如图5-74所示。

技巧28 是否接受修订者的意见

对于审阅者所做出的修改，文稿撰写者可以选择接受或拒绝。接受修改，文档即自动变为修改后的内容；拒绝修改，文档则会保持原样。我们也可以选择一次性接受或拒绝所有修改。接受或者拒绝修改的具体操作如下：

1）一次性接受所有修改：在“审阅”选项卡的“更改”选项组中单击“接受”→“接受所有修订”命令（图5-75），即可一次性接受所有修改，效果如图5-76所示。

2）拒绝修改：

Step 1 在“审阅”选项卡的“更改”选项组中单击“拒绝”→“拒绝并移到下一条”命令（图5-77）即可拒绝修改，效果如图5-78所示。

Step 2 重复操作，直到拒绝了最后一处修改，效果如图5-79所示。

技巧29 审阅者给出批注意见

批注是Word 2013系统中非常实用的工具。使用批注功能除了可以直接用来修改文档以外，还可以将审阅者的修改建议添加至文档中，另外，在阅读的时候也可以将自己的读后感及时通过批注记录下来。添加批注的具体操作如下：

Step 1 在“审阅”选项卡的“批注”选项组中单击“新建批注”命令（图5-80），新建一个批注框。

Step 2 在批注框中输入批注内容，如图5-81所示。

技巧30 多批注时快速定位目标批注

当修改的文档篇幅较大批注较多的时候，能够快速定位目标批注就变得非常重要。我们可以按以下操作快速定位到指定批注。

Step 1 在“开始”选项卡的“编辑”选项组中单击“查找”→“高级查找”命令（图5-82），弹出“查找和替换”对话框。

Step 2 切换到“定位”选项卡，在“定位目标”列表框中选择“批注”，并在“请输入审阅者姓名”框中输入“5”（即第5个批注），如图5-83所示。

Step 3 单击“定位”按钮，即可定位到文中第5个批注。如图5-84所示。