五 执行架构、制度的建立与有效实施

公司组织架构的设置及各部门职责的规定属于管理学的范畴，《企业内部控制基本规范》《小企业内部控制基本规范》《上市公司治理准则》等文件也有倡导性规定，本书不再赘述。作为律师，我谈一下重视公司法务和外部律师在这一过程中的工作和作用。

（一）以公司销售合同制定与履行流程为例，说明法务/外部律师的作用

（1）销售合同制定流程（见图2）

图2 销售合同制定流程

（2）对销售团队的培训。对销售团队的培训一般包括五部分内容。一是《合同法》基本规定和原则。二是合同条款的培训，需要销售人员明确条款的目的与要求，知悉各条款尤其是重要条款的法律意义，严格哪些条款是可以接受修改的、哪些是不能接受修改的、哪些修改权限属于销售经理，哪些修改权限属于法务或分管副总经理/总经理。三是讲清楚合同的签署流程，配备签署流程的程序文件和审批流程。四是需讲清楚合同的履行环节，要求业务人员熟练掌握关键履行环节，如收货验收、技术验收、试运行等流程，并按照公司制作的书面文件签署。五是对客户的履约情况进行必要的调查，包括公司基本信息、大股东以及团队的信用、公司资产负债情况、业务目标的制定、现金流等情况。信息时代使这种调查工作变得相对更便利。六是合同履约过程的管理。

（3）重视对客户的履约情况进行调查。这是实践中容易被忽视的环节，目前来看，客户的信用状况、履约能力在合同履行过程中变得越来越重要。对客户履约的调查一方面需要依赖销售团队，另一方面，对于重要的业务合同，需要依赖法务/外部律师协助对客户进行必要的尽职调查。我们在诉讼过程中面对的合同违约情形，如果在合同签署前能够增加必要的对客户履约情况的尽调调查，大多数的违约是可以避免的。

（4）严格合同签署环节。按照权限，业务员将合同签署稿报销售部门经理—分管领导—法务签署，涉及特别修改事项的需经总经理或董事长签署，之后合同成立，交由业务部门、财务留存。对于客户提供的合同版本，经确认必须使用的，则需按照流程经技术、销售、财务和法务/律师共同审核后，回复修改意见，直至最终达到可签署状态，方可签署。

（5）关注合同履行过程。销售团队和技术团队掌握合同履行的关键时点，并留痕、存档，及时掌握对方履约情况，包括资产负债、现金流等重要情况的变动，公司业务计划以及人员的重大变动，及时将变动情况反馈至公司相关部门，必要时反馈至法务/外部律师。如发现对方履约能力发生重要变化，则可以暂缓合同的履行或中止履行，甚至让客户提供进一步担保后再继续履行，以避免损失的扩大。

（二）以高管招聘流程为例，说明法务/外部律师的作用

随着劳动力市场行情变化，劳动法律纠纷基本可以说是企业频发的法律风险，不论规模大小的公司都需要高度重视。

（1）分别制订针对高级管理人员（及核心技术人员）的劳动合同版本和针对普通员工的劳动合同版本，经人力资源部门负责人审核，并经法务/律师审核定稿。对高级管理人员的劳动合同应包括商业秘密保密条款、竞业禁止条款；同时要特别注意试用期的确定，首次签署劳动合同期限、薪酬、工作时间、工作方式等条款，确保符合公司基本情况，不存在重大法律风险。

（2）高管招聘中高度重视对高管的尽调，无论是业内还是业外，技术人员还是生产、销售或者财务管理人员，高管的信用和履约情况都需要高度重视，越是高级管理人员，越需要特别谨慎，尽可能全面地调查个人诚信、专业技术能力、管理能力及其家庭情况，全面判断该等高管与公司在文化、业务、工作风格上的契合度。在高管招聘这个问题上，很多外资公司以及规模较大的公司都特别谨慎，制定了特别严格的流程并严格履行。这种严格的流程看起来降低了效率，其实不然，因为我们在为客户提供法律服务过程中发现，越是高级管理人员一旦违约给公司造成的损害越是巨大，因此，如果能够通过适当降低效率获得高质量的高级管理人员，对于公司来讲则是经济的；对于高管个人来讲，也是适当的。

（三）信息化时代给企业管理和制度实施带来的便利

信息化时代，给企业管理和制度实施带来了极大的便利，财务资金审批、仓库管理、生产领料、成本计算与归集、客户管理、项目远程管理、售后服务、物联网控制等各个层面都可以通过信息系统实现。信息化大大提高了管理效率，降低了管理成本，并克服了人为操作给管理带来的麻烦或错误。