第三节　秘书实务的规律和操作规范

不同的职业具有不同的规律与方法，秘书职业也不例外。秘书的职业特点决定了秘书具有独特的规律与工作方法。

一、秘书实务的规律

秘书实务的规律，是指秘书工作运作实践中，不同业务范畴中特有的规律，它是不同业务工作中固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现。

（一）不同行业的秘书工作有各自的特殊规律

随着当代社会生产力的飞速发展，社会分工越来越细，秘书工作职业化也得到了长足发展。秘书工作已成为从业人数众多、遍及各个领域的职业。目前，秘书职业有特定的从业要求、工作内容，专门的职业教育体系和职业管理规范。秘书职业表现出向不同行业、不同层次、不同业务领域、不同岗位的分工发展趋势。因此，一个行政机关秘书和一个企业秘书的工作性质和内容有着极大不同，也表现出不同的规律。

（二）不同工作范畴有各自的特殊规律

由于办公自动化的日益普及，现代办公设备越来越多地代替了原来需要秘书完成的琐碎工作，秘书高智能性的服务将成为秘书职业的主要内涵。在信息社会，领导决策需求的主要是秘书的“智力投资”。秘书要主动熟悉计划、组织、指挥、协调与控制等管理职能，从更广阔的领域、更深的层面上理解如何进行办文、办会和办事。无论是办文，还是办会和办事，都有各自的特殊规律。

（三）经常性工作规范化、程序化的规律

一般来说，在纷繁的秘书工作事务中，大量的是反复出现的、经常性的工作，如文件处理、会务工作、信访工作、接待工作、机要工作和督促检查工作等。虽然在不同的行业系统、不同的机关，秘书工作中的常规性工作存在差异，但在同一行业系统和同一机关内，这些反复出现的、经常性工作是有规律可循的。

对这些经常性工作进行深入分析研究后，发现其规范性、程序化规律是非常明显的。在秘书处理经常性工作的实践中，随着经验的积累和对各经常性工作的有关要素之间关系科学认识的深入，为了提高效率和加强管理，必然要制定有关工作规范、工作程序和科学可行的工作要求，并尽可能纳入以电子计算机为中心的现代化办公网络控制系统，使这些工作实现规范化、程序化和科学化。由此为领导管理工作提供优质服务。

（四）领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的规律

无论是在办文、办会还是办理日常事务中，秘书都要准确领会领导的意图，并将领导的意图贯彻下去。例如，为领导或组织起草文稿，是秘书的主要任务之一，也是体现秘书业务能力的重要方面。秘书草拟文稿的内容广泛，文稿的阅读对象不同，文种的体式不同，要求也各有不同。想要高质量、高效率地完成写作任务，除了要准确掌握有关材料、公务写作知识和具备较强的写作能力以外，还必须遵循秘书忠实、完整、准确表达与领导立意相一致的写作规律。否则，写出的公文就是天马行空、离题万里，达不到领导的要求。

二、秘书实务的操作规范

（一）秘书实务方式设置

本书根据秘书实务的内容，设置工作实务任务，任务以项目训练为主。每章运用简短的篇幅对本章的知识点进行复习，每一节根据知识点，设置与知识点相关、在秘书职业实际工作中运用较多的事例进行实训，要求学生在实训过程中学会相应的知识。

在实务过程中，有些实训项目任务比较重的，学生可以分组协作完成。一般情况下3～4人一组，每组推举一名组长，每个组员根据不同的实训项目，扮演不同的角色，并完成该角色应该完成的秘书工作。

（二）秘书实务场地要求

秘书实务场地最好是60平方米左右的实训室。实训室中模拟现代企业办公模式，将实训室用隔板隔成若干小型办公室，每一个办公室作为单位的一个部门，每个部门要有一台能够上网的电脑，每两个办公室要有一部电话和传真机，整个实训室要有两台复印机、两台扫描仪、数码相机、摄像机和碎纸机等办公设备。

（三）考核方式

秘书实务考核主要考查学生完成项目任务的情况，要求学生根据不同的项目任务，个人独立或者小组协作完成相应的任务，并形成电子文本，参加成果汇报。汇报时每个小组推举一名中心发言人，发言时必须将发言内容制作成PPT，其他成员可作补充。发言结束后，小组先自评，接着由学生相互点评，最后由老师结合学生学习、完成任务的情况进行点评。任务完成后，学生上交电子文本和打印的纸质文本，教师根据学生上交的作品情况，结合学生的汇报情况综合评定秘书实务的成绩。

思考与实训题

1.秘书制订工作计划分为几个阶段？

2.秘书工作的性质是怎样的？

3.怎样理解秘书必须成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”？

4.请举实例说明不同行业的秘书工作都有哪些特殊规律？