3.2 操作数据表

创建数据表并设置其字段之后，用户便可以在数据表中进行输入数据、设置数据表格式、设置行与列等一系列的操作。

3.2.1 输入数据

在Access中，用户可通过以下4种方法，来输入各种类型的数据。

1．直接输入

打开所需输入数据的表，选择字段下面的单元格，直接输入需要的数据即可。

输入完数据之后，用户可以通过按Tab键和Enter键，或使用←键（左方向）、→键（右方向）、↑键（上方向）和↓键（下方向）来移动单元格。

2．窗体输入

使用Access中的窗体，可以更加便捷和准确地输入数据。

窗体的设计决定了输入或编辑数据的方法。当用户创建窗体之后，需要执行【开始】|【视图】|【视图】|【窗体视图】命令，切换到该视图中，以方便数据的输入。

窗体具有列表、文本框和按钮等控件，每个控件与不同表中的字段、查询、宏或其他打开的窗体上的控件相关联，主要用于从表中读取数据或将数据写入基础数据表中。

3．输入空值

当表中的数据不存在时，则可以使用空值进行替代。Access中具有Null值和零长度字符2种空值类型，其中Null值是指未知的值，而零长度字符指包含空值的字段。

例如，在具有传真号码字段的列表中，如果用户没有传真号码，则可以将该字段保留为空，Access将自动输入一个Null值（如果数据库设计为接收Null值）。

而当用户需要输入一个零长度字符时，则需要在【数据表】视图中打开所需输入的数据表，在相应字段下的单元格中直接输入一个中间不存在空格的双引号（""）即可。

4．快速输入技巧

Access提供了下列4种快速输入数据的方法，以协助用户设置默认值、指定不同的值或重复使用值。

❏为字段或控件设置默认值 当存在多个记录的给定字段使用相同的值，则可以为绑定到该字段的控件，设置一个默认值，从而节省录入时间。当用户设置默认值后，在打开窗体或创建新记录时，其默认值将显示在该控件中。

❏为控件设置默认值 在【设计】视图中打开窗体，右击控制，执行【属性】命令，在【数据】选项卡中设置【默认值】属性值即可。

❏指定不同的值 对于文本框中的值，可以通过输入新的数值来覆盖默认值；而对于列表中的值，则可以通过选择新的数值来覆盖默认值。

❏排序时重复使用值 当必须使用相同的值对每条记录进行排序时，可以使用组合键来重复排序值，以节省操作时间。例如，在第一条记录中输入排序值，移动到下一条记录时可以复制并使用该排序值。

3.2.2 设置数据表格式

用户创建数据表后，可以设置数据表的格式，来美化数据表。

1．设置行高和列宽

在录入记录时，有时会遇到无法将该单元格内容全部显示的情况。此时，用户可以通过调整行高或者列宽，来显示字符内容。

当需要调整行高时，需要将光标置于两行标识之间，当鼠标变成“双向”箭头时，上下拖动鼠标即可调整行高。

当需要调整列宽时，则需要将鼠标置于两列标识之间，当鼠标变成“双向”箭头时，左右拖动鼠标即可调整列宽。

当用户需要精确地调整行高时，可以右击行标识处，执行【行高】命令，在弹出的【行高】对话框中，设置精确值。

当用户需要精确地调整列宽时，可以右击字段列，执行【字段宽度】命令，在弹出的【列宽】对话框中，设置精确值。

另外，执行【文件】|【选项】命令，在弹出的【Access选项】对话框中，激活【数据表】选项卡，更改【默认宽度】选项中的默认值，单击【确定】按钮，即可更改默认宽度值。

2．调整字段顺序

对部分数据表，有时需要将字段调整到其他字段之前，或者其他字段之后。这样更能突出显示该数据表中重要的信息内容。

在数据表中，选择需要调整顺序的字段列，按住鼠标左键拖动该字段列。此时，系统将显示一条较粗的竖线。然后，移动黑线至合适的位置，松开鼠标即可。

3．隐藏和显示字段

在数据表中，对一些重要的字段，用户可以将其隐藏起来，以免被其他用户看到。需要时，再将其显示出来。

在【数据表】视图中，右击需要隐藏的字段列，执行【隐藏字段】命令，即可隐藏该字段。

当用户需要取消隐藏字段时，则需要右击任何字段，执行【取消隐藏字段】命令，在弹出的【取消隐藏列】对话框中，启用需要显示的字段，单击【确定】按钮，即可显示被隐藏的字段。

3.2.3 使用查询列

查阅列（或字段）是表中的字段，其中的值是从另一个表或值列表中检索而来的。

1．查询列概述

用户可以使用查阅列显示组合框或列表框中的选项列表。选项可以来自表或查询，也可以是自己输入的列值。

查阅字段呈现一个数据列表，用户可使用该列表选择一个或多个项目。一般情况下，用户可以创建下列两种类型的“查阅”列表。

❏值列表 包含手动输入的硬编码值集。值位于查阅字段的“行来源”属性中。

❏查阅列表 使用查询从其他表中检索值。字段的“行来源”属性中包含查询而不是值的硬编码列表。

2．创建查阅列字段

在数据表中，将视图切换到【数据表】视图中，单击表中的【单击以添加】字段中的下拉按钮，在其下拉列表中选择【查询和关系】选项。

然后，在弹出的【查询向导】对话框中，选择【自行键入所需的值】选项，并单击【下一步】按钮。

在弹出的对话框中，将【列】设置为“1”，在列表框中输入列内容，并单击【下一步】按钮。

在弹出的对话框中，将【请为查询字段指定标签】设置为“性别”，并单击【完成】按钮。

最后，在数据表中，将显示新添加的字段。在该字段中，用户可选择所需要查阅的内容。