第三节　应用文书的语言要求

一、应用文书的语言特点

（一）实用性

人类的语言分为两大基本类型，即实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在词汇和语法上没有太大区别，表面上看起来也是同一种语言，但是它们的功能完全不同。实用语言只传达“实用”的内容，而且为了能够最大限度地达到行文的实际效果，实用语言强调表意的清楚、实在和准确，如请示的事项明确、请示的理由具体而充分，言尽意止。而文学语言则不限于传达词语的词典意义，文学语言追求唯美，意在言外，是作家加工雕琢之后的语言，便于抒情，易于遐想。

应用文书语言的实用性特征是由应用文体的本质决定的。应用文书是应现实工作的需要、为解决现实存在的问题而制作的，因此，应用文书只能选择言简意赅的实用语言。

（二）单一性

应用文书的语言在词汇上，严格遵照其词典意义；在造句上，严格遵守语法规则；在修辞上，只适当运用比喻、对偶、排比等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。可以说，应用文书的语言是一种直白而循规蹈矩的语言，目的就是使读者准确理解文书的主旨，避免产生歧义，从而认真、准确地执行。

应用文书的叙述多用直叙，证明则多是直接证明，以避免文章内容观点的曲折隐晦、含糊其词、模棱两可、多歧义，以保证不同的读者在理解上能够最大限度地趋向一致。

（三）模式性

在应用文书写作中，人们长期沿用一些使用频率较高的专用词语。这些词语虽非法定，但是已经约定俗成。尤其是公文中的专用词语，虽然与旧文书中的套语有一定的联系，但是经过历次公文改革的筛选提炼，已经去其糟粕，保留了至今仍具积极作用的部分，形成了模式化的应用文专用语言。如“特此函复”“当否，请批示”“来函收悉”“商洽”“敬请批复”等惯用语，简洁明了，是其他的现代汉语词汇所无法替代的。

（四）概说性

应用文书的语言不追求奢华、夸饰，不追求纤毫毕现的细节的形象生动。应用文书所用的语言、所用的表达方式，都是为了向忙于事务的读者介绍情况、说明原委、陈述事实、总结规律、指示办法。因而这些“介绍”“说明”“陈述”“总结”“指示”，通常只求抓住关键、抓住要点，实行概括述说。而且，叙述多是概述，说明多是概说，议论一般也是直接明了地提出观点与主张，是“说理”，而不是“论理”。应用文书语言的简洁概说，不但能使信息更精要，而且能尊重读者的需求，还能实现行文的目的。如批评性通报，只是概述事故简况、简述事故原因、做出处理决定、归纳教训，以引人警醒，至于事故后的悲惨场景、调查处理的漫长而曲折的过程等细节就不必在批评性通报中赘言了。

（五）得体性

得体性是指根据行文目的、内容、对象，恰当地使用语言，做到文实相符、内容和形式相统一。语体不同，语言的风格基调也各不相同。

一般说来，应用文书的语言大都使用比较庄重、通俗的大众化书面语言，而较少用口头语言和方言。但是，应用文书的文种又是丰富多样的，与之相应，各类文种的风格基调也有明显的差别。如命令、决定等指挥性的公文注重庄严、庄重、严肃；法规、规章类的文书讲求严谨、确切、利落；计划类的文书必须客观、周密、可行；会议报告类文书则应该富于鼓动性、鼓舞性、生动性；等等。

应用文书语言的得体性还体现在：根据不同的受文对象及其心理承受能力，选择分寸适宜的语言。上行文的语言，应尊重而又不阿谀讨好；下行文的语言应谦和而又不失度；平行文的语言应真诚平实，多商量、互尊重。惩戒坏人坏事的通报，应言之凿凿，义正词严；表扬好人好事的决定、表彰性通报，语言则应热情、稳重。给上级的情况报告，不必有过多的宣传议论；对下级布置工作的通知，又不可过于原则、空洞，而应实实在在、切实可行，有操作性。

随着社会的不断进步与发展，应用文书的语言也应与时俱进，不断调整充实。陈旧、晦涩的词语应及时清退，规范、新生的词语应适时跟进，使语言紧扣应用语体的特征。

适时选用模糊词语和委婉用语，也能使应用文书的语言更得体。

值得注意的是，上述应用文书语言的五个特点，常常是相辅相成、难以分割的。

二、应用文书的专门用语

（一）称谓词

称谓词是指用于称谓的词。

在应用文书中，涉及机关或个人时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“××同志”“××先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：

（1）第一人称“本”“我”，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅、局、所等。

（2）第二人称“贵”“你”，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅、局、所等。在应用文书中，用“贵”字做第二人称，只是表示尊敬与礼貌，一般用于平行文或涉外公文。

（3）第三人称“该”，在应用文书中使用广泛，可用于指代人、单位或事物，如该厂、该公司、该同志、该产品等。正确使用“该”字，可以使应用文文字简明、语气庄重。

（二）领叙词

领叙词是用于引出应用文书写作根据、理由或应用文具体内容的词。它多用于文章的开端，引出法律法规以及政策，或者指示、事实的根据；也有的用于文章中间，起前后衔接作用。常用的领叙词包括：根据、按照、为了、遵照、惊悉、收悉、为、特、现、如下。

（三）追叙词

追叙词是用于引出被追叙事实的词。常用的追叙词包括：业经、复经、前经、即经。

（四）承转词

承转词又称过渡语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由、事实之后引出作者的意见、方案等。常用的承转词包括：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之。

（五）祈请词

祈请词用于向受文者表示请求与希望。常用的祈请词包括：希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望、要求。

（六）商洽词

商洽词用于征询对方意见和反映，具有探询语气。它多用于上行文、平行文。常用的商洽词包括：妥否、当否、是否同意。

（七）受事词

受事词即向对方表示感谢、感激的词。它多用于平行文或涉外的公文。常用的受事词包括：蒙、承蒙。

（八）命令词

命令词是表示命令或告诫语气的词，用以增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词包括：特命、责成、令其、切切、勿违、切实执行、不得有误、严格办理。

（九）目的词

目的词即直接交代行文目的的词。常用的目的词包括：请批复、函复、批示、批转、转发、查照办理、遵照办理、参照执行、请审阅、望周知。

（十）表态词

表态词又称回复用语，即针对请示、问函，表示明确意见时使用的词。常用的表态词包括：同意、不同意、准予备案、特此批准、按照执行、可行、不可行、迅即办理。

（十一）结尾词

结尾词置于正文最后，是表示正文结束的词。常用的结尾词包括：此布、特此报告、通知、批复、函复、告、特予公布、此致、谨此、此令、此复、特此、为要、为盼、是荷、为荷、敬礼、致以谢意、谨致谢忱。

应用文书使用上述专门词语，有助于使文章简练、严谨，并富有节奏感，从而赋予文章庄重、严肃的色彩。