第二章 把握好主次顺序，办事就会更有效率

将自己想要的东西列出优先顺序

众所周知，在多数社会环境下，顺序就代表了一种秩序，代表了一种主次排列和地位上的差异，这是人类进化中产生的一种重要生存方式，也成了一种突出重点的基本运作方式。关于这一点，做人做事都是一样，做人要懂得把握好各种不同的社会关系，要懂得优先选择和哪些人进行交往，要懂得优先关注哪些人力资源，列好顺序有助于人们获得更为优质的人际关系。

做事同样需要顺序，在人们面对的各种大小事务中，有重要的事情，也有次要的事情，想要突出重点，就需要抓住那些重要的事情，而最直接的方式就是设定一个合理的顺序，通过顺序安排来强化对事物重要程度的划分，通过顺序设定来强化对事物的认知，而这是设定顺序或者说设定秩序的一个重要目标。

一般来说，出色的时间管理者和优秀的执行者都会事先设定一个优先或主次顺序，然后按照顺序做事，确保自己能够将最重要的任务先完成，能够最先实现最重要的目标。这种优先顺序往往和事件或者任务的价值、影响力有关，价值越大、影响力越大的事情越是要优先解决，那些价值相对不大、影响力也不大的事情则可以适当放到后面。

列出顺序的方法有很多，常见的有时间四象限法和六点优先工作制。时间四象限法是著名管理学家史蒂芬·柯维提出来的，他把工作任务按照重要和紧急两个维度进行了程度上的划分，并划分出四个象限：既紧急又重要，重要但不紧急，紧急但不重要，既不紧急也不重要。

第一象限中包含了紧急而重要的事情，这类事情价值很大、影响比较深，因此需要尽快完成，工作者不能拖延和逃避；第二象限中的事情很重要，会对个人产生很大的影响，但是并不急于一时，工作者可以花时间慢慢研究，等到时机成熟再做，或者等到积累足够的资本和力量再执行，在面对这类事情时，人们需要做好充分的计划；第三象限中包含的事件大都是一些紧急但不重要的事情，这些事情来得很急，让人产生了很大的紧迫感，实际上，它们几乎没有太大的价值，属于可做可不做的那一类，如果没有什么特别的要求，可以不用花费时间去完成；第四象限的事件大多是些琐碎的杂事，既没有时间的紧迫性，也根本不重要，从某种程度上来说，这一象限中的事情既不重要也不紧急，几乎没有任何去做的必要，通常就是一类无关痛痒的琐事，是一些没有太多价值的事情，容易给工作者造成时间、精力、资源的浪费。

通常一个员工在上班之后，很快就会面临几件需要处理的事情，比如一进办公室就接到上级指示，10天之后将有大客户来公司开会；同事突然晕倒在楼道内；打电话让马上要登机的同学帮忙带一点儿化妆品。其中“接到上级指示，10天之后将有大客户来公司开会”，这属于重要但不紧急的事情；“同事突然晕倒在楼道内”属于紧急且重要的事情；“帮忙带一点儿化妆品”属于紧急但不重要的事情。

时间四象限法对人们所要处理的事情进行了合理而精确的划分，将相关内容划分成为四个象限，即马上做、计划做、授权做及减少做四个部分，这四个部分实际上对个人重点工作的把握进行了有效规范。通常情况下，工作者和执行者应当坚持先重点做好第一象限、第二象限内的工作，这些工作的价值更高，对个人生活和工作的影响更大。如果进一步进行分析，就会意识到人们应该尽可能地把时间花在重要但不紧急（第二象限）的事情上，原因很简单，人们可以对那些面临的或者潜在的重要事情提前制订计划，避免事到临头（紧急事件的发生）才去处理。多数人会认为应该将大部分时间用于解决那些重要且紧急的事情，事实上人们更应该将65%~80%的工作时间用在那些重要而不紧急的事情上面，这样才是真正把握住了生活和工作的重点。

六点优先工作制是时间管理大师和效率大师艾维·李发明的，当美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·施瓦布在向艾维·李咨询求助管理方面的问题时，艾维·李提到了这一工作方法，主要是说工作者提前将每天要做的事情或者追求的目标写出来，最好是选择出6项最重要的工作或6个最重要的目标，然后分别用“1”“2”“3”“4”“5”“6”按照事情的重要性进行排列，最重要的工作排在第一位，之后依次类推。

工作者需要安排好时间，然后竭尽全力先完成标号为“1”的工作任务，之后开始做标号为“2”的事，只要时间允许就可以一直做下去，如果做不完6件，就需要推到第二天去做，同时要根据事情的紧急重要情况与第二天要做的事情一起进行合理安排。如果做完了6件事，则可以在当天选择做其他一些次要的事情。六点优先工作制实际上就是一个比较典型的抓重点的工作模式，通过对重要事项的罗列，工作者可以更加明确自己一天的工作任务是什么，可以明确自己应该以什么为优先。

无论是时间四象限法还是六点优先工作制，最重要的还是应该提前做好规划，工作者和执行者可以先将所要做的事情全部列出来，然后进行分类和划分，看看什么事情是最重要的，什么事情需要立即完成，什么事情是次要的，可以暂缓，然后按照重要性一直往后排列。为了避免自己遗忘和混乱，最简单的方法就是选择用纸笔记下要做的事。用笔记下相关的事情不仅可以强化人们的执行意愿，还可以保证人们的工作形成一个比较正式的规划。